Controlando el negocio con Sistemas POS   

Los sistemas POS  son programas electrónicos que se utilizan en los puntos de venta, tales como: pastelerías o panaderías, para el control de ventas, de  inventarios y en general para varios de los procesos administrativos. Con asesoría de las empresas SAT y Zeus tecnología S.A les contamos lo que necesitan saber sobre estos programas.

¿Qué significa POS?

POS por sus siglas en inglés Point of Sale, significa punto de venta o terminal de punto de venta.

 

Algunas de los beneficios de un sistema de facturación

  • Simplificación del proceso de facturación.
  • Cumplimiento con las normas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN) para la emisión de facturas.
  • Minimización de los riesgos de robos en caja.
  • Completo control de inventarios.
  • Estadísticas de ventas, las cuales permiten conocer los comportamientos de las ventas por días, horas, productos, etc. ¿Qué debe tener en cuenta el maestro pastelero y panadero al momento de adquirir un sistema de facturación?
  • El sistema que elijan se deberá adaptar a la forma de trabajo de la pastelería o panadería y no al contrario.
  • Es importante que el programa sea sencillo de manejar, esto  tanto para cajeros como para los administradores.
  • El costo del sistema debe ser razonable para el nivel de facturación del negocio, por esta razón resulta beneficioso que se asesore.
  • El software que elija debe contar con respaldo, deberá ser actualizable y lo más importante 100% legal.

En muchas de las pastelerías o panaderías aunque puede que se requiera un sistema POS, aún no lo implementan, las razones varían, falta de conocimiento en cuanto a su existencia, miedo al uso y por supuesto el mito de que es imposible costearlo, pero maestro pastelero o panadero, hay sistemas para todos los presupuestos.

 

 

Existen 3 formas diferentes para que un negocio pueda adquirir un sistema

  1. Compra directa del aplicativo. El precio normalmente se basa en la cantidad de licencias (Computadoras) que el negocio necesite dependiendo del tamaño del mismo y el volumen de clientes. Los precios de sistemas recocidos pueden ir desde 1.000.000 $ a 10.000.000 dependiendo del alcance del proyecto y la cantidad de licencias.
  2. Arriendo del sistema. Una modalidad que está tomando fuerza en los negocios de alimentos y bebidas en general ya que el negocio no tiene que realizar un desembolso de capital y el pago directo a gastos de la empresa, lo cual en una gran ventaja desde el punto de vista fiscal. Adicionalmente esta opción incluye el soporte mensual y la actualización del software.
  3. Opción Leasing. Actualmente tanto las casas de software como los bancos tienen está opción para la adquisición de sistemas para las empresas. Es muy parecida a la opción  de arriendo con la diferencia que el negocio transcurrido un tiempo prudencial (de 2 a 3 años) puede optar por la compra del sistema pagando un diferencial adicional. Otra diferencia es que a nivel fiscal no se pude llevar a gasto y el soporte y las actualizaciones pueden no estar incluidos en el precio mensual.

En general los Sistemas de Punto de venta (POS) son sencillos de manejar, los conocimiento necesarios son básicos, sin embargo para un efectivo uso será necesario  un buen entrenamiento y acompañamiento por parte de la empresa que lo instale.  Zeus Tecnológica S.A.

 

Debe tener en cuenta el hardware, es decir los equipos de cómputo deberán ser para trabajo pesado, los computadores que se utilizan para el hogar o computadores portátiles no son confiables para un trabajo continuo, debe utilizar lectores de códigos de barras, impresoras de recibos especializadas para punto de venta y cajones monederos, todos con respaldo y garantía.  SAT

 

¿Sabías qué?
 

Es posible aparte de saber cuánto producto se vende al mes,  conocer el registro de quiénes son los clientes más frecuentes, qué producto suelen comprar, si pan cascarita o tal vez macarrones, la frecuencia con la que los adquieren, esto con el objetivo de enviar promociones e incentivos directos que permitan la fidelización de los clientes. Este paso adelante del POS tradicional se hace a través de la integración de una App, un ejemplo de las empresas que realizan esto es COMO y Kgroop, que crean e integran una App propia para cada establecimiento.

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